Apostilles

A quoi sert l'apostille ?

L'apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la convention de La Haye du 5 octobre 1961*, ratifiée par la France le 22 janvier 1965.

Seuls les documents destinés à être produits dans un Etat faisant partie de la convention sont susceptibles d'être apostillés.
En aucun cas, il ne peut y avoir délivrance d'apostille à destination des administrations ou organismes français.

L'apostille confirme l'authenticité de la signature, du sceau ou du timbre apposé sur le document administratif afin de faire valoir des droits à l'étranger.

Les documents présentés en vue d'être apostillés doivent porter en original :

•     la signature de l'autorité publique ou exerçant une mission de service public,
•     la qualité et le nom du signataire,
•     le sceau ou timbre de l'autorité.

Les documents pouvant être revêtus de l'apostille sont variés :

•     diplôme,
•     copie certifiée conforme en mairie (diplôme, relevé de notes),
•     acte d'Etat civil datés de moins de trois mois,
•     bulletin n°3 du Casier judiciaire national,
•     attestation fiscale,
•     certification de signature devant notaire (sceau personnel du notaire obligatoire)  ou devant la chambre de commerce et d’industrie ou en mairie,
•     acte authentique,
•     traduction correspondant d'actes déjà apostillés

L'apostille ne signifie pas que le contenu du document est véridique ou que la République française approuve son contenu.

*Liste des pays ayant signé la convention de la Haye se trouve sur les deux sites suivants :  www.hcch.net ou www.diplomatie.gouv.fr

La spécificité de certains documents

Certains documents, tels les actes d'Etat civil délivrés par les mairies (départements 29, 56, 35, 22 et 44) et par le service central d'Etat civil du ministère des affaires étrangères, situé à Nantes, doivent être datés de moins de trois mois.

Les actes d'état civil du ministère des affaires étrangères

Il s'agit d'adresser au service des Apostilles votre acte d’état civil émanant du service central de l'état civil du ministère des affaires étrangères (naissance, décès, mariage) selon les modalités suivantes :

• tel que vous l'avez reçu ou imprimé,
• daté de moins de trois mois,
• par courrier,
• en indiquant le motif de votre demande (exemple : étude, travail, adoption) et le pays de destination de l'apostille sur une demande Cerfa ou papier libre.

Dans votre courrier, il y a lieu de joindre une enveloppe timbrée de votre choix comportant votre nom et adresse de votre choix pour le retour de l'ensemble des documents.

Le service des Apostilles traite uniquement l'apostille et n'intervient pas au niveau du courrier.

L’impression de l'acte d'état civil doit être impérativement identique à ce qui apparaît à l’écran en format A4, c'est-à-dire :
 Le code en haut à gauche lié à l’acte d’état civil doit être présent et lisible.

• La date d’édition doit être indiquée en haut à droite et lisible.
• Le code de vérification CTV doit  être impérativement présent en bas de l’acte.
• La numérotation des pages doit  être indiquée en haut du document lors de l’impression si votre acte comporte plusieurs pages.
• Il ne faut pas imprimer votre acte d’état civil en recto/verso dès lors que votre document comporte plusieurs pages.

Le non-respect des règles d'impression entrainera automatiquement le rejet de votre demande.

    Le Kbis

Le document est de couleur bleu et daté de moins de trois mois.
Il doit au moins comprendre :

•         une signature,
•         le statut du signataire (greffier ou commis greffier),
•         le sceau du tribunal de commerce.

Les copies ou originaux, même certifiés, par un notaire ou par un agent des services municipaux, ne sont pas admis pour l'apostille car ces derniers  ne disposent pas des compétences en matière de tribunal de commerce contrairement au greffier du tribunal de commerce. Le kbis blanc téléchargé sur Internet ne peut être revêtu de l'apostille.

    Le bulletin n°3 du Casier judiciaire

• Il doit être transmis au service des apostilles par courrier uniquement et tel que vous l'avez reçu ou imprimé.
• Depuis le 12 décembre 2018, le nouveau format du bulletin n°3 du Casier judiciaire est disponible en ligne, à l’adresse suivante : www.cnj.justice.gouv.fr.
• Il vous est possible de le recevoir par mail ou par courrier.
• Il comprend désormais le sceau officiel du Casier judiciaire national ainsi que la signature du magistrat en charge de ce service, nécessaires à l'apostille.

A savoir

• le formulaire type multilingue est une aide à la traduction pour faciliter la libre circulation des documents publics tel que le bulletin n°3 dans les pays de l'union européenne.
• Ce formulaire d'aide à la traduction délivré par le Casier judiciaire national ne s'apostille pas.
• Il ne doit pas être adressé à la cour d'appel de Rennes en même temps que le casier judiciaire pour apostille.

    Les certificats médicaux

Ils doivent comporter le sceau et la signature de l’Ordre national des médecins (180 boulevard Haussmann, Paris 8ème). Ils dépendent de la cour d'appel de Paris pour l'apostille.

Quel service délivre l'apostille ?

Cette procédure incombe aux services des apostilles placés auprès des procureurs généraux des cours d'appel.

A ce titre, la cour d’appel de Rennes est compétente :

•     territorialement pour l’apostille des documents publics établis dans l’un des départements suivants :  Côtes d’Armor (22), Finistère (29), Ille-et-Vilaine (35), Loire Atlantique (44), Morbihan(56).
•     exclusivement pour mettre une apostille sur les extraits de casiers judiciaires datant de moins de trois mois car le  Casier judiciaire national qui délivre les bulletins n°3 est  situé à Nantes (Loire-Atlantique).
•     exclusivement  apposer une  apostille sur les actes d'Etat civil (acte de naissance de personnes nées à l’étranger, mariage, décès) émis par le service central d'Etat civil du ministère des affaires étrangères, situé à Nantes

La cour d'appel de Rennes n'est pas compétente pour  apostiller les actes émis par le consulat ou l'ambassade de France (acte d'Etat civil, enregistrement d'un PACS).

L’acte est soumis à la légalisation  et non à l’apostille.

Pour ces documents, il s’agit de prendre attache auprès du :

Ministère des affaires étrangères

Bureau des légalisations

57 boulevard des Invalides

75007 PARIS

courriel : bureau.legalisation@diplomatie.gouv.fr.

Pour en savoir plus, consulter toutes les informations relatives à la légalisation : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services-aux-francais/legalisation-et-notariat/faire-legaliser-un-document 

                                             

La procédure de la délivrance d'une apostille par courrier

• Sur le formulaire de demande, il s’agit d’indiquer obligatoirement l'objet de votre demande et  le pays concerné par l'apostille.
• Aucune apostille ne sera délivrée sur votre document si le pays étranger concerné par l'apostille n'est pas indiqué sur la demande.
• Le service des apostilles reçoit les demandes uniquement par courrier.
• Aucune demande ne peut être émise par mail.
• L'apostille est délivrée uniquement  pour l'étranger.
• Aucune apostille n'est délivrée pour l'Etat français ou pour la France.
• L'apostille est gratuite.
• Toute demande d’apostille, remplie au moyen d’un CERFA ou sur papier libre et accompagnée des documents concernés est à transmettre à l’adresse suivante :

Cour d'appel de Rennes
Service des apostilles
Place du parlement de Bretagne
CS 66423
35064 Rennes cedex

Si vous habitez à l'étranger

Il existe plusieurs possibilités pour adresser au service des apostilles une enveloppe affranchie à votre nom et l'adresse de votre choix pour le retour de vos documents.
Il existe des coupons réponses internationaux (union postale universelle, UPU) dans les services postaux.
Il est également possible d’acheter des timbres français sur le site Internet des services de La Poste.
Si vous adressez votre  document à votre famille, il suffit de prévoir une enveloppe timbrée au nom et à l'adresse de votre famille qui pourra vous le renvoyer sous forme sécurisé par Ups, Chronopost, etc.….à l'étranger.
Vous pouvez prévoir un Chronopost international dans votre envoi pour le retour de votre document qui sera remis aux services de La Poste.
Si vous choisissez une entreprise de transport privé, il vous faut renseigner votre adresse mail dans votre courrier d'envoi.
Le service des apostilles vous prévient lorsque votre document est prêt par mail.
Vous lui transmettez le bordereau par mail et vous indiquez au transporteur les horaires d'ouverture du service apostilles.
Le service des apostilles n’intervient pas dans cette procédure d'envoi.
Les agents de ce service sont uniquement en charge de l'apostille.

Si vous vous déplacez à la cour d'appel de Rennes
Si vos documents sont conformes aux règles de l'apostille, il vous sera délivré immédiatement l’apostille au guichet du service des apostilles.
Si vous avez plus de cinq documents, le service des apostilles vous informera du délai nécessaire pour traiter votre demande.
Les dossiers d'adoption sont soumis à la signature du magistrat en charge du service apostilles. Cette procédure nécessite un délai plus long pour traiter votre demande.
Les agents du service des apostilles, vous informent par téléphone lorsque votre dossier est prêt.

Les  délais de la délivrance d'une apostille par courrier
Le service des apostilles a quinze jours maximum à compter de la date de réception du courrier pour traiter votre demande. A ce délai, s’ajoutent les délais d'affranchissement choisis par vos soins. En effet, il y a lieu de joindre une enveloppe timbrée de votre choix (enveloppe  comportant de simples timbres, enveloppe recommandée avec accusé de réception, enveloppe suivie, Chronopost…etc.) comportant votre nom et l'adresse de votre choix pour le retour de vos documents.

Informations pratiques

Horaires d'ouverture du service :
Les lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h45 à 12h00
Les mardi, mercredi et jeudi de 13h45 à 17h00
Le service des Apostilles et sa ligne téléphonique sont fermés au public les lundi après-midi et vendredi après-midi.

Téléphone
02.23.20.43.00

Mail
apostilles.ca-rennes@justice.fr

Exemple de procédure d'apostille pour le document le plus reçu

Le bulletin n°3 :
Il vous faut nous adresser votre ou vos casiers tel que vous l'avez reçu ou imprimé  du casier judiciaire national (sans le formulaire d'aide à la traduction pour l'union européenne) datés de moins de trois mois par courrier uniquement en indiquant le motif de votre demande ( exemple : étude, travail, adoption) et le pays de destination de l'apostille  sur la demande  Cerfa ou sur papier libre. Il y a lieu de joindre une enveloppe timbrée de votre choix comportant votre nom et adresse de votre choix pour le retour du document dans votre envoi. Nous traitons uniquement l'apostille. Nous n'intervenons pas au niveau du courrier. Nous ne recevons pas les casiers judiciaires par mail.

Si vous habitez à l'étranger
Il existe des coupons réponses internationaux (UPU union postale universelle) dans les bureaux de poste. Il est également possible d'acheter en ligne des timbres français sur le site de La Poste.
Si vous adressez votre casier à votre famille
Il vous faut prévoir une enveloppe timbrée au nom et à l'adresse de votre famille qui pourra vous les renvoyer sous forme sécurisé par Ups Chronopost etc.….

Vous pouvez prévoir un Chronopost international dans votre envoi pour le retour de votre document qui sera remis aux services de La Poste.
Si vous choisissez une société privée de transport, il faut joindre votre adresse mail dans votre courrier d'envoi.
Le services des apostilles vous prévient lorsque votre casier est prêt.
Vous lui transmettez le bordereau par mail et vous aurez informé votre transporteur des heures d'ouverture de la cour d'appel de Rennes.
Le service des apostilles n'intervient pas dans cette procédure d'envoi. Il prend en charge uniquement l'apostille.

Le délai de traitement est de huit jours maximum à la date de réception du courrier, délai auquel il faut ajouter le celui de l'affranchissement de votre courrier choisi par vos soins.